Ploeg & Partner is een eenmanszaak, gevestigd te Den Haag, aan de Koolhovenlaan 1, 2496 AM.
De klant is diegene met wie Belastingadviesbureau Ploeg & Partner een overeenkomst voor dienstverlening is aangegaan, waarvoor privacygevoelige gegevens van de klant, diens familie of diens medewerkers worden verwerkt.
Naast onze klanten verwerken wij ook persoonlijke gegevens van leads, prospects, leveranciers, en relaties. In zijn algemeenheid geldt dat de bepalingen die hieronder staan ook van toepassing zijn op de persoonlijke gegevens die wij verwerken voor deze personen. Afwijkende bepalingen voor deze personen komen verderop aan de orde.
Belastingadviesbureau Ploeg & Partner verwerkt o.a. persoonsgegevens voor en in opdracht van de klant. Als wij de persoonsgegevens alleen verwerken zonder daarbij zelf te bepalen wat ermee gebeurt, dan blijft de klant verantwoordelijk voor de persoonsgegevens. De klant bepaalt dan voor welk doel en met welke middelen de persoonsgegevens worden verwerkt. Dit is veelal het geval indien wij de salarisadministratie verwerken voor de klant.
In de meeste andere gevallen is Belastingadviesbureau Ploeg & Partner verantwoordelijk voor de persoonsgegevens van de klant. Voor zover wij persoonsgegevens laten verwerken via een derde, bijvoorbeeld een softwareleverancier, is de derde subverwerker.
In de meeste gevallen zijn dit privacygevoelige persoonsgegevens. Dit zijn gegevens als:
Voor het verzorgen van de belastingaangiften en toeslagen, (subsidie) aanvragen en de salaris-administratie is Belastingadviesbureau Ploeg & Partner vanuit de wet verplicht het BSN-nummer te verwerken.
Een volledige kopie van het identiteitsbewijs is daarnaast verplicht vanuit de wet loonbelasting. De Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) verplicht Belastingadviesbureau Ploeg & Partner om de identiteit van de klant vast te stellen en een bewijs daarvan te bewaren. Het samenstellen van diverse soorten financiële en adviesrapportages, belastingaangiften en loonstroken vormt de kern van de dienstverlening van Belastingadviesbureau Ploeg & Partner. Hiermee wordt uiterst zorgvuldig omgegaan. Vertrouwelijkheid en geheimhouding naar derden is hiervoor het uitgangspunt. Dit geldt uiteraard ook voor inloggegevens zoals gebruikersnamen en wachtwoorden. De technische en organisatorische beveiliging is hierop afgestemd.
Wij verwerken geen gegevens over bijvoorbeeld ras, politieke opvattingen, geloofsovertuiging en medische informatie. Mocht er om een bijzondere reden noodzaak zijn dit wel te doen, dan zullen wij dit specifiek met de klant opnemen in de overeenkomst van dienstverlening.
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op de manier die wij met de klant hebben afgesproken in de opdracht tot dienstverlening. Dit verwerken doen wij niet langer of uitgebreider dan noodzakelijk voor de uitvoering van deze opdracht.
De verwerking vindt plaats volgens schriftelijke en mondelinge instructies van de klant, tenzij wij op grond van de wet- of regelgeving verplicht zijn om anders te handelen, bijvoorbeeld bij het maken van een afweging of een melding van een "ongebruikelijke transactie" moet worden gedaan in het kader van de wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).
Indien een instructie, naar onze mening, een inbreuk maakt op de AVG stellen wij de klant daarvan onmiddellijk in kennis. Ingeval wij verantwoordelijk zijn, zoals bij het opmaken van de aangifte, zullen wij de gegevens verwerken zoals wij dat juist achten als deskundige en in het licht van de overeengekomen opdracht. Als wij een zelfstandige verplichting mochten hebben op basis van wettelijke voorschriften of de voor de medewerkers geldende beroeps- en gedragsregels met betrekking tot Verwerking van Persoonsgegevens, dan leven wij deze verplichtingen na.
De klant is wettelijk verplicht de vigerende wet- en regelgeving op het gebied van privacy na te leven. In het bijzonder dient de klant vast te stellen of er sprake is van een rechtmatige grondslag voor het verwerken van de persoonsgegevens. Wij zorgen ervoor dat wij voldoen aan de op ons van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens.
Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte (EU), tenzij wij hierover met de klant andere afspraken hebben gemaakt die schriftelijk zijn vastgelegd.
Belastingadviesbureau Ploeg & Partner zorgt ervoor dat alleen de directeur/eigenaar toegang heeft tot de persoonsgegevens. De uitzondering hierop zijn eventuele subverwerkers.
Belastingadviesbureau Ploeg & Partner kan andere verwerkers (subverwerkers) inschakelen voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden die voortvloeien uit de opdracht, bijvoorbeeld als deze subverwerkers over specialistische kennis of middelen beschikken waarover wij niet beschikken. Als het inschakelen van subverwerkers tot gevolg heeft dat deze persoonsgegevens gaan verwerken dan zullen wij die subverwerkers (schriftelijk) dezelfde verplichtingen opleggen. Met het verlenen van een opdracht aan Belastingadviesbureau Ploeg & Partner wordt instemming verleend voor het inschakelen van eventuele subverwerkers.
Voor zover mogelijk voldoet Belastingadviesbureau Ploeg & Partner aan verzoeken om inzage of wijziging of verwijdering van persoonsgegevens. Het verwijderen van persoonsgegevens is een recht vanuit de AVG, maar wij hebben te maken met wetgeving ten aanzien van bewaarplicht van gegevens en die wetgeving gaat voor. De wettelijke bewaartermijn is 7 jaar. Mocht het voldoen aan verzoeken kosten met zich meebrengen voor ons of de subverwerker dan kunnen wij die kosten in rekening brengen.
Als Belastingadviesbureau Ploeg & Partner een verzoek krijgt om persoonsgegevens ter beschikking te stellen dan doet zij dit alleen als het verzoek is gedaan door een daartoe gevoegde instantie. Bovendien beoordeelt zij eerst of zij van mening is dat het verzoek bindend is, of dat zij op grond van gedrags- en beroepsregels aan het verzoek moeten voldoen. Als er geen strafrechtelijke of anderen juridische belemmeringen zijn, dan stelt zij de klant op de hoogte van het verzoek. Belastingadviesbureau Ploeg & Partner probeert dat op zodanig korte termijn te doen, dat het voor de klant mogelijk is om eventuele rechtsmiddelen tegen de verstrekking van de persoonsgegevens in te stellen. Als Belastingadviesbureau Ploeg & Partner de klant op de hoogte mag stellen dan zal zij ook met de klant overleggen over de wijze waarop en welke gegevens wij ter beschikking zullen stellen.
Belastingadviesbureau Ploeg & Partner heeft passende beveiligingsmaatregelen genomen met een beveiligingsniveau dat past bij de aard van de persoonsgegevens en de omvang, context, doeleinden en risico's van de verwerking. Bij het nemen van de veiligheidsmaatregelen is rekening gehouden met de te mitigeren beveiligingsmaatregelen. Belastingadviesbureau Ploeg & Partner zal periodiek interne audits houden en steekproefsgewijs controles uitvoeren.
Belastingadviesbureau Ploeg & Partner biedt passende waarborgen voor de toepassing van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen. Als de klant de manier waarop zij de beveiligingsmaatregelen naleeft wil laten inspecteren door een onafhankelijk deskundige, dan kan hiertoe een verzoek worden gedaan. Zij zal hierover samen met de klant afspraken maken. De kosten van een inspectie c.q. audit zijn voor rekening van de klant. De klant stelt aan ons een kopie van het inspectierapport ter beschikking.
Belastingadviesbureau Ploeg & Partner heeft een e-mailadres ingesteld waarop klanten, subverwerkers en derden incidenten kunnen melden die mogelijk een datalek zijn. Belastingadviesbureau Ploeg & Partner pakt meldingen zo spoedig mogelijk op voor nader onderzoek en neemt die maatregelen die nodig zijn om verdere schade voor betrokkenen en Belastingadviesbureau Ploeg & Partner te voorkomen. Zoals de wet vereist wordt een datalek dat ernstige gevolgen kan hebben, gemeld bij de Autoriteit persoonsgegevens en bij de perso(o)n(en) wiens persoonsgegevens in het datalek zijn betrokken.
Voornoemd e-mailadres is: humphrey@ploegenpartner.nl.
Belastingadviesbureau Ploeg & Partner houdt verkregen persoonsgegevens geheim en verplicht eventuele subverwerkers ook tot geheimhouding.
Lorem ipsum dolor sit amet, sapien platea morbi dolor lacus nunc, nunc ullamcorper. Felis aliquet egestas vitae, nibh ante quis quis dolor sed mauris. Erat lectus sem ut lobortis, adipiscing ligula eleifend, sodales fringilla mattis dui nullam. Ac massa aliquet.
Lorem ipsum dolor sit amet, sapien platea morbi dolor lacus nunc, nunc ullamcorper. Felis aliquet egestas vitae, nibh ante quis quis dolor sed mauris. Erat lectus sem ut lobortis, adipiscing ligula eleifend, sodales fringilla mattis dui nullam. Ac massa aliquet.
Lorem ipsum dolor sit amet, sapien platea morbi dolor lacus nunc, nunc ullamcorper. Felis aliquet egestas vitae, nibh ante quis quis dolor sed mauris. Erat lectus sem ut lobortis, adipiscing ligula eleifend, sodales fringilla mattis dui nullam. Ac massa aliquet.
Gezien de wettelijke bewaarplicht en andere wet- of (beroeps)regelgeving kan Belastingadviesbureau Ploeg & Partner over het algemeen niet voldoen aan een eventueel verzoek van de klant tot vernietiging of teruggave van de persoonsgegevens bij einde van onze opdracht tot dienstverlening. Mocht dit wel mogelijk zijn dan zal Belastingadviesbureau Ploeg & Partner aan dit verzoek meewerken.
De kosten van het verzamelen en overdragen van persoonsgegevens bij het eindigen van de opdracht zijn voor rekening van de klant. Datzelfde geldt voor de kosten van de vernietiging van de persoonsgegevens.
Indien deze bepalingen significante wijzigingen of aanvullingen ondergaan vanwege nieuwe of gewijzigde wetgeving zal Belastingadviesbureau Ploeg & Partner haar klanten hierover informeren. Als Belastingadviesbureau Ploeg & Partner niet meer kan voldoen aan een bepaald niveau van bescherming, kan dit voor haar reden zijn om een opdracht tot dienstverlening te beëindigen.
Voor persoonlijke gegevens van leads en prospects hanteren wij de regel dat we eens per jaar alle persoonlijke gegevens verwijderen die al langer dan een jaar door ons worden verwerkt met het doel een opdracht tot dienstverlening te kunnen sluiten. Dit tenzij met de betrokken persoon een vervolgafspraak is overeengekomen en vastgelegd waaruit blijkt dat we nog een jaar door kunnen gaan met verwerken.
Partijen werken desgevraagd samen met de toezichthoudende autoriteit bij het vervullen van haar taken.
Op deze bepalingen is Nederlands recht van toepassing, de Nederlandse rechter is bevoegd kennis te nemen van alle geschillen die voortvloeien uit of samenhangen met deze bepalingen.
Deze privacyverklaring maakt deel uit van onze opdrachten tot dienstverlening en zijn daarmee bindend voor partijen. Deze privacyverklaring gaat boven de bepalingen in onze algemene voorwaarden, tenzij expliciet naar een bepaling in de algemene voorwaarden wordt verwezen.
Als één of meerdere hier genoemde bepalingen niet geldig blijken te zijn voor een klant, dan heeft dit geen gevolgen voor de geldigheid van de anderen genoemde bepalingen. Wij treden dan met de klant in overleg om gezamenlijk een nieuwe bepaling op te stellen. Deze bepaling zal zoveel als mogelijk in de geest zijn van de ongeldige bepaling, maar dan uiteraard zo vormgegeven dat de bepaling wel geldig is.
Voor vragen over rechten en de manier waarop Belastingadviesbureau Ploeg & Partner met persoonsgegevens omgaat, kan per e-mail via humphrey@ploegenpartner.nl een informatieverzoek worden ingediend.